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Por el licenciado Ángel Ortiz Guzmán

En nuestras pasadas columnas, discutimos cómo el COVID-19 nos obligan a repensar muchos de los procesos que los notarios y notarias utilizamos actualmente para ejercer nuestra función y la importancia de garantizar la seguridad jurídica en tiempos de pandemia.

Ahora, el Segundo Informe de la Comisión para el Estudio y Evaluación de la Función Notarial en Puerto Rico, ante la consideración y evaluación del Tribunal Supremo de Puerto Rico, recomienda, entre muchos otros nuevos procesos tecnológicos, la eliminación de los sellos y comprobantes impresos en los documentos notariales y el uso de nuevas tecnologías de pagos de aranceles, a ser desarrolladas por el Departamento de Hacienda.

A esos efectos, y como consecuencia de las nuevas realidades que nos plantea el COVID-19, el pasado 13 de marzo de 2020 el Departamento de Hacienda del gobierno de Puerto Rico emitió la Carta Circular 1300-15-20, que busca implementar el Proyecto de la Colecturía Digital Móvil en todas las dependencias del gobierno de Puerto Rico que tramitan sellos y comprobantes digitales.

La Carta Circular 1300-15-20 básicamente dispone que las siguientes modalidades de aranceles digitales, ya definidos previamente por el secretario del Departamento de Hacienda, Francisco Parés Alicea, en la Carta Circular 1300-19-18 del 22 de enero de 2018, son válidos y aceptados por el Departamento de Hacienda:

a. sello/comprobante digital impreso en papel de seguridad,
b. sello/comprobante digital impreso en papel regular tamaño 8 1/2 x 11 y
c. sello/comprobante digital en pantalla-formato móvil

El secretario de Hacienda emite esta Carta Circular principalmente reconociendo la importancia de hacer más accesible los aranceles digitales, que son necesarios y requeridos para realizar diversas transacciones gubernamentales, especialmente en estos momentos de emergencia y cierre gubernamental, donde las colecturías de Hacienda y la mayoría de los puntos de venta de aranceles están cerrados.

Por otro lado, la Plataforma de la Colecturía Digital ha sido integrada de forma exitosa en las siguientes plataformas web del gobierno de Puerto Rico, para lograr la venta de aranceles digitales de forma rápida y segura:

1. Plataforma Karibe del Registro de la Propiedad
2. Plataforma Licencias Cannabis del Departamento de Salud
3. Plataformas Certificado de Inspección y AUTOREG del Departamento de Transportación y Obras Públicas y Plataforma en los CESCOS
4. Plataforma del Departamento de Agricultura

Por ende, y gracias a estos nuevos procesos digitales implementados por el Departamento de Hacienda, ya los aranceles digitales son una realidad y le garantizan al notario la disponibilidad las 24 horas del día, los 7 días a la semana, sin tener que visitar una colecturía o un punto de venta, entiéndase banco o cooperativa.

Además, al no tener que imprimir el arancel digital en papel de seguridad, pero en papel regular 8 ½ x 11 o en formato móvil, los notarios nos ahorramos una cantidad considerable de dinero en la adquisición de dicho papel.

Como es sabido, el artículo 10 de la Ley Notarial de Puerto Rico, impone al notario o notaria el deber de adherir y cancelar en cada instrumento público original que autorice y en las copias certificadas que de ella expidieren los correspondientes sellos de rentas internas, de la Sociedad para la Asistencia Legal y el sello de impuesto notarial.

Nuestro más alto foro judicial ha establecido claramente que será anulable o ineficaz la escritura o las copias certificadas cuando no se hayan adherido los sellos correspondientes o no se hubiere observado cualquier método establecido por el secretario de Hacienda en sustitución del mecanismo de adherir los sellos requeridos por ley.

Sobre este particular, y ante la realidad de que el Departamento de Hacienda ha implementado y autorizado los nuevos aranceles digitales y en formato móvil a través de la Colecturía Digital, se hace imperativo que el Tribunal Supremo de Puerto Rico a través de la Oficina de Inspección de Notarías (ODIN) reconozca esta nueva modalidad de aranceles digitales ante la nueva realidad comercial y social que vive Puerto Rico y permita también la cancelación de los sellos y aranceles de manera digital.

Los notarios podemos imprimir estos nuevos aranceles digitales en papel regular y acompañar los mismos (adherir) a los documentos notariales para la fácil inspección y cancelación tanto del notario como de la ODIN.

Las nuevas tecnologías han llegado para quedarse y mientras se pueda garantizar la seguridad jurídica de los documentos notariales, es nuestro deber promoverlas y acogerlas para el bien de nuestra profesión legal.

Por otra parte, hay una serie de gestiones notariales que requieren que ODIN expanda las funciones del programa de radicación electrónica notarial (REN).

Entre las gestiones que se deben incluir en una versión actualizada de REN se encuentran la solicitud de certificación de capitulaciones matrimoniales, la solicitud de certificación negativa o acreditativa de testamento o poder, las solicitudes de certificación de asuntos no contenciosos ante notario como lo son por ejemplo, la notificación de intervención inicial, notificación del acta de subsanación o de la diligencia subsanatoria al Registro de Asuntos No Contenciosos ante Notario, entre otras.

La remisión electrónica de todas estas gestiones requerirá el pago electrónico de los sellos de rentas internas adheridos a estos formularios. Por lo tanto, es imperativo la colaboración con el Departamento de Hacienda para establecer mecanismos alternos a la obligación de «adherir y cancelar» los sellos. De hecho, el artículo 74 de la Ley Notarial dispone que «el pago de derechos se llevará a cabo mediante sellos de rentas internas, los que se deberán cancelar en la propia certificación, o por aquellos otros medios que determine el Secretario de Hacienda en coordinación con el Juez Presidente del Tribunal Supremo» y que ya hemos mencionado previamente en esta columna.

Nos parece muy acertada la recomendación de la Comisión Notarial en cuanto a la eliminación de los sellos físicos adheridos en los instrumentos públicos y testimonios y en su lugar se propone proveer para el pago electrónico de los aranceles a través de la plataforma de Colecturía Virtual del Departamento de Hacienda.

Recordemos que las nuevas tecnologías son un instrumento al servicio de nuestra función notarial. Les invito a acceder a la plataforma www.colecturiadigitalmovil.com y experimentar de primera mano como esta nueva herramienta tecnológica puede ayudar a llevar la función notarial en Puerto Rico a otro nivel.

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