Los comerciantes y patronos en Puerto Rico están sumergidos en un universo de obligaciones de leyes estatales y federales que requieren monitoreo constante para lograr su cumplimiento. Entre dichas obligaciones está el entregar a los empleados y contratistas independientes ciertos documentos para que estos puedan cumplir con la radicación de sus planillas anuales. A continuación explicaremos brevemente los elementos más importantes del cumplimiento con la radicación y entrega de los formularios comúnmente conocidos como W-2 de empleados y 480 de contratistas. Recuerde siempre consultar con su CPA y/o abogado ya que las leyes cambian constantemente y cada operación debe evaluar independientemente sus obligaciones.

¿Qué son las W-2 de empleados?

Las W-2 (en Hacienda: formulario 499R-2/W-2PR) son informativas patronales que se entregan a los empleados en o antes del 31 de enero de cada año para que estos puedan llenar su planilla anual de contribución sobre ingresos de individuos. Contienen el nombre, dirección, y número de identificación federal (EIN) del patrono. También contienen el nombre completo, dirección y número de seguro social del empleado. Las W-2 tienen varios encasillados donde el patrono informa las cantidades de dinero pagadas y retenidas al empleado por diferentes conceptos durante el año natural anterior. Es importante recalcar que lo que se reporta en la W-2 es el dinero que en efecto se pagó durante el año. Por ejemplo, si usted comenzó a trabajar durante la última semana de diciembre del 2016 y su primer cheque tiene fecha del lunes 2 de enero de 2017, entonces usted no recibirá una W-2 para el periodo de 2016 por parte de ese patrono ya que esa nómina es de 2017 a razón de la fecha del pago. Siempre se debe observar la fecha de los pagos independientemente del periodo laboral que pretenden compensar. En pagos con cheque se observa la fecha del cheque y cuando es depósito directo se observa la fecha en que se origina la transferencia de fondos. Esta regla de la fecha de pago aplica igualmente a las cantidades de nómina reportadas en las planillas trimestrales patronales de tal forma que la suma de las cantidades de salario bruto reportadas en cada trimestral del año debe ser igual al total reportado en las W-2. De existir discrepancias entre las W-2, las trimestrales y/o la planilla 940 del desempleo federal (FUTA por sus siglas en inglés) deberá corregirse o de lo contrario podría tener que pagar penalidades ya que el gobierno (incluyendo el IRS) interpretará la diferencia como una deficiencia. La fecha de pago es importante también porque, en conjunto con el volumen de nómina, afecta la fecha de pago de las retenciones patronales (retenciones de seguro social, medicare y contribución sobre ingresos).

¿Qué son las 480 de los contratistas independientes?

Vale la pena aclarar que existen muchas informativas 480 y se distinguen por el código alfanumérico que les acompaña (480.6A, 480.6B, 480.6C, 480.7, 480.7A, 480.7B, etc.). A manera de ejemplo, la 480.7A informa los intereses hipotecarios que un contribuyente paga al banco durante un año natural mientras que la 480.6 SE informa las cantidades de ingreso distribuida por una sociedad especial.

Cuando nos referimos a las informativas de servicios, de contratistas independientes o servicios profesionales, nos estamos refiriendo a las informativas 480.6A y las 480.6B. Ambas informativas contienen nombre, dirección y seguro social o número de identificación patronal federal (EIN) tanto del pagador como del receptor del pago. Estas informativas se usan para reportar las cantidades pagadas por la prestación de servicios durante el año natural anterior usando la misma regla de fecha de pago (fecha del cheque) que explicamos anteriormente para las W-2. También se usan para reportar pagos por otros conceptos, por ejemplo, el pago de rentas en la operación de un negocio o pagos por indemnización judicial o extrajudicial. La diferencia principal es que la 480.6A se usa, en términos de un contratista, cuando un comercio paga a una persona natural o a un ente jurídico por la prestación de servicios y la 480.6B se usa cuando el pagador retuvo del pago alguna cantidad por concepto de retención de contribución sobre ingresos. Por ejemplo, si usted contrata a jardinero y le paga $600 durante el 2016 para que recorte y limpie los predios de su oficina, usted debe proveerle una 480.6A y reconocerlo como un gasto en su planilla de negocios. En cambio, si le pago para recortar el patio de su residencia, entonces no existe obligación de proveer informativa ya que es un gasto personal y no de negocio. Finalmente si le pagó entre enero y noviembre $1,500 como gasto de negocio y va pagar una cantidad adicional durante diciembre, entonces al exceder $1500 durante el año natural debe aplicar a dicho pago una retención de 7%. Supongamos que va a pagar $200 en diciembre, entonces el pago debe ser de $200 menos $14 ($14 es el 7% de 200) para un total pagado de $186. A los primeros $1500 no les aplica la retención. Los $14 dólares retenidos deben pagarse a Hacienda a través de la página de colecturía virtual en o antes del día 10 del próximo mes, en este ejemplo antes del 10 de enero del próximo año.

Es importante reconocer que las W-2 son solo para empleados que a su vez son personas naturales mientras que las 480 pueden ser emitidas para personas naturales o personas jurídicas.

¿Cuándo tengo que crear las informativas y como se crean?

Para las W-2 la fecha límite de radicación y entrega es el 31 de enero de cada año y deben crearse si durante el año anterior el patrono pagó nomina a algún empleado (regla de fecha del pago). En cambio, para las 480 existen distintas fechas dependiendo del tipo de 480 que se está creando. Las que estamos discutiendo (480.6A y 480.6B) deben radicarse durante el mes de febrero. Es importante saber que las W-2 se informan tanto al Departamento de Hacienda como al Seguro Social. En el pasado se creaban unos formularios llamados W-3 que contenían un resumen del total de las W-2 y se enviaban por correo con copia de las W-2. Ahora todo se radica electrónicamente a través de Colecturía Virtual y también en la pagina web de la administración del Seguro Social (www.ssa.gov). Si usted le pago en su operación comercial a alguna persona natural o a algún ente jurídico $500 o mas por concepto de prestación de servicios entonces tiene que crear una 480 para dicho contratista la cual solo se informa por Colecturía Virtual. Si le pagó a dicho contratista mas de $1,500 durante el año entonces al exceso de $1,500 debió aplicarle una retención de 7% del total pagado (excepto que el contratista le entregue un relevo de retención actualizado) razón por la cual le entregara una 480.6B. Independientemente de la cantidad pagada, si en contratista sufrió alguna retención en su compensación, entonces deberá entregarle una 480.6B antes que culmine febrero.

Para crear las informativas W-2 y 480 se tiene que solicitar al Hacienda los números de control de las informativas. Estos se pueden conseguir atreves de la pagina de Colecturía Virtual. Los números de control son números en secuencia que se asignan a cada patrono para identificar las informativas. Si los números asignados no son suficientes para la cantidad de empleados o contratistas entonces debe comunicarse con Hacienda y solicitar números adicionales. Si no tiene acceso a la página de Colecturía Virtual deberá llamar a Hacienda y solicitar el código de acceso de su negocio (proveyendo su número patronal – [EIN]).

Para crear las informativas puede usar los sistemas que el gobierno ha creado para radicar o usar programas privados como PRPay de la empresa PRSoft. Una vez entrada la información de los contratistas y creado el archivo electrónico en el programa privado, entonces tendrá que radicar dicho archivo a través de Colecturía Virtual para obtener el número de confirmación de radicación que debe llevar cada informativa. Esto se hace para cada tipo de informativa por separado.

Es importante saber que para la 480.6B existe otro formulario que se crea llamado 480.6B1 el cual se usa para resumir el ejercicio de pagos y retenciones efectuadas durante el año natural anterior. Por tal razón se debe llevar un record adecuado de retenciones y pagos para poder completar el formulario el cual se radica en el proceso de radicación de las 480.6B.

¿Qué pasa si radico las informativas W-2 o 480 tarde?

La sección 6041.11 del Código de Rentas Internas de Puerto Rico establece penalidades por dejar de rendir la informativa en la fecha prescrita (considerando cualquier prórroga concedida) o que no se rindiere en la forma y manera prescrita por el Secretario de Hacienda, incluyendo radicación mediante medios electrónicos cuando así sea requerido.

A menos que se demuestre que la omisión de radicar a tiempo se debe a causa razonable, el comerciante pagara, mediante notificación del Secretario de Hacienda, una penalidad de $500 dólares por cada declaración requerida.

¿Qué pasa si nunca las radico?

La persona que está en espera de la informativa tendrá que crear una declaración jurada donde informará a Hacienda la información del contratante, el periodo y cantidades pagadas y retenidas. Dicha declaración jurada deberá acompañar la planilla a radicarse.

por Leonel Villarreal Alejandro, CPA, JD, Managing Member ICS, LLC [FB Page]