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Por Mariana S. Caro Quintana

Como profesor de derecho notarial en la Universidad Interamericana de Puerto Rico, director de la Oficina de Inspección de Notaria del Tribunal Supremo de Puerto Rico (ODIN , por sus siglas) y abogado-notario desde el 1999, Manuel Ávila de Jesús destacó la importancia de los notarios y notarias desde su trasfondo histórico.

Desde la conquista española en el siglo XV, ya existía una figura conocida como el escribano que narraba y plasmaba acuerdos que se llevaban a cabo entre personas en aquel momento histórico.

Los notarios y notarias son funcionarios públicos que realizan transacciones jurídicas al redactar documentos en los que se consigna la voluntad de las personas que requieren sus servicios.  A los notarios y notarias se les ha delegado ciertas funciones en sede notarial que al paso del tiempo se han ampliado con el fin de agilizar algunos procedimientos de manera positiva. También, son responsables de orientar a las personas que solicitan servicios notariales. 

Al presente, en Puerto Rico hay unos 8,117 abogados autorizados a ejercer la notaría de los cuales, aproximadamente un 35% no tiene actividad notarial alguna.

«Definitivamente hay que aumentar el número de recursos primero para cumplir con la responsabilidad que nos fue delegada por la jueza presidenta en virtud al artículo 62 de la ley notarial de llevar a cabo los procesos de inspección y de que todo esté correctamente en orden», enfatizó el director Ávila. 

El director expresó  su preocupación  en cuanto al desempeño notarial ante los retos de la tecnología. Compartió que en la notaría hay muchos detalles y que a pesar de que la tecnología tiene muchos beneficios, el factor humano no puede dejar de existir.

A parte de los fenómenos naturales que contribuyeron en la disminución de notarios en la isla y los retos tecnológicos el director explicó cómo han surgido nuevos requisitos y  competencias para los notarios y notarias que han ayudado a fortalecer el desempeño notarial. 

Desempeño Notarial: 

 Anteriormente, se le requería a los notarios y notarias cumplir con 24 horas crédito en un periodo de dos años de cursos de educación jurídica continua que, como requisito, ya el American Bar Association (ABA por sus siglas en inglés) había establecido.

En el año 2021, producto de unas recomendaciones que hizo la Comisión para la Evaluación y Estudio de la Función Notarial, se presentó ante la consideración del pleno del Tribunal Supremo varios aspectos para reformar el ejercicio de la práctica notarial en la isla.

Otro aspecto importante que se le presentó al tribunal, según explicó el director, fue la insuficiencia de seis horas crédito para aquellas personas que ejercen la profesión notarial en Puerto Rico máxime por la serie de competencias que desde el año 2011 en adelante fueron delegadas en sede notarial.

Debido a la multiplicidad de asuntos que tiene que atender el notario es que a partir del 8 de febrero de 2023 se le requiere a todo notario o notaria que esté en proceso de cumplir su periodo de tres años de educación jurídica continua, tener que tomar un mínimo de ocho horas crédito en la materia de derecho notarial. Es decir, que se aumentó de seis a ocho horas crédito como requisito. 

A pesar de que algunos profesionales de la notaría han optado por cesar de la práctica por los requisitos impuestos por el Tribunal Supremo, este desempeño notarial ha sido muy beneficioso ya que fortalece la base de los notarios y notarias de Puerto Rico.

«Cuando me inicié en la oficina, identifiqué que en el momento había aproximadamente unos 400 a 450 notarios en incumplimiento con la presentación de sus informes notariales. En aquel momento había unos 8,900 notarios y notarias. Hoy en día se están presentando alrededor de 7,900 a 7,950 informes mensuales que aun así hay personas en incumplimiento pero son menos», sostuvo el director Ávila.

Ley Notarial

Por otra parte, para asegurarse de que los procedimientos se lleven de manera eficaz y adecuada, el director junto a su equipo de trabajo se encuentra en la etapa final de desarrollo de la segunda fase de SIGNO Notarial que le permitirá a los notarios y a las notarias presentar no solamente las notificaciones de autorizaciones de poderes, testamentos, capitulaciones matrimoniales y fideicomisos a través de esta plataforma, sino que también se van a poder plasmar todas las solicitudes de certificaciones de esos cuatro registros por la vía electrónica.

El director afirmó que se espera que en los próximos tres años se pueda implementar la firma electrónica en la autorización de instrumentos públicos y testimonios por parte de los notarios y notarias. Como las notificaciones a los registros se podrán presentar a través de la plataforma de SIGNO, la firma y el sello notarial que se requiere en esas solicitudes consistirá en el nombre de usuario y la contraseña registrada agilizando ese trámite  requerido por ley. 

Según nos cuenta el director Ávila:  «se pretende programar esta plataforma para que entonces se pueda contemplar la firma de ese notario o notaria para que la persona que esté solicitando algún servicio tenga una garantía de quien firma es quien es». 

El director también mencionó que una de las metas de este proyecto es que eventualmente el ciudadano tenga acceso a estos recursos para solicitar certificaciones, que vendría siendo el mayor servicio que la ODIN brinda.