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Por el Lcdo. Silvino Edward Díaz

Los museos son más que exhibiciones. Son organismos vivos que educan, promueven y preservan los temas que discuten. En ello intervienen muchas funciones y esfuerzos; En esta guía, analizaremos los conceptos básicos legales que todo operador de museo debe conocer para administrar adecuadamente una institución exitosa.

¿Cuál es el objetivo principal de un museo?

Adquisición: obras, colecciones, fondos (para adquirir obras). Puede ser arte, manuscritos, objetos, medios digitales u otra propiedad. Cada uno requiere un análisis caso por caso de los derechos involucrados (imagen, propiedad intelectual), para asegurarse de que usted sea libre de utilizar los artículos de manera legal, explotarlos comercialmente, exhibirlos por un tiempo determinado, promocionarlos en los medios y otros usos. Un componente importante de las operaciones de un museo es adquirir estos activos (ya sea compra, préstamo, arrendamiento, subvención u otra transferencia).

Educación: hay guías curadores,, libros, académicos y otros proveedores de información. Los museos desempeñan un papel clave al ser grupos de expertos en los temas que representan. Participan en la publicación de trabajos de autoría, financian investigaciones y reúnen mentes expertas. Estos esfuerzos plantean cuestiones legales como: ¿quién es el propietario de la investigación y los derechos sobre los ingresos de los trabajos publicados?

Conservación: Esto significa mantener seguros objetos preciosos, como obras de arte; pero también restaurando materiales más antiguos, como pergaminos, cerámicas y otros descubrimientos. Existe un riesgo significativo involucrado, que requiere una cuidadosa consideración de las prácticas de contratación, las pólizas de seguro, así como el equipo y las instalaciones adecuados.

Promoción: celebración de festivales, conferencias y otros eventos. Los museos desempeñan un papel clave a la hora de mantener a sus comunidades entusiasmadas con sus temas. En este sentido, existen cuestiones asociadas a la venta de entradas, patrocinio y personal que requieren consideración legal; para mantener a los invitados seguros y asegurar las relaciones con los socios.

¿Quién crea un museo?

Los museos pueden ser creados por entidades públicas como municipios, agencias o corporaciones gubernamentales; o podrían ser propiedad privada de individuos, empresas y organizaciones sin fines de lucro. Dependiendo de estas estructuras de propiedad, la gobernanza puede variar; también su capacidad para recaudar fondos a través de, por ejemplo, subvenciones, préstamos o
«assessments» especiales.

El hecho de que un museo muestre temas que son de «interés público» no significa necesariamente que el público visitante tendrá voz y voto en cómo se administra el museo, qué exhibe o cómo lo discute. Dependiendo de la propiedad de un museo, será la propuesta narrativa e ideológica del museo. Es justo decir que los museos de cualquier tipo no son defensores neutrales de los temas que cubren. Están muy influenciados por los intereses políticos, religiosos, económicos e ideológicos de sus propietarios.

¿Cómo se financian los museos?

Los museos necesitan dinero no sólo para financiar las operaciones diarias. Los museos también necesitan fondos para: adquisición de obras y colecciones; esfuerzos de conservación y preservación; montaje de exposiciones, investigación curatorial, instalación de diseño; programas educativos; mantenimiento de instalaciones; dotación de personal y administración; seguridad y seguros; investigación y becas; promoción de la conciencia pública en apoyo de la misión del museo, y otros. Estas son algunas de las personas que contribuyen a las donaciones del museo:

• Donantes individuales: como coleccionistas, entusiastas o filántropos;
• Fundaciones: que recaudan fondos y los dirigen a fines específicos;
• Corporaciones: a través de esfuerzos de responsabilidad social corporativa;
• Agencias Gubernamentales: vía subvenciones, préstamos y cesiones;
• Artistas y Coleccionistas de Arte: para asegurar el legado del
  artista;
• Donantes patrimoniales: quienes donan obras y bienes;
• Socios y Visitantes: público en general

A continuación se muestran algunas formas habituales en que se financian los museos;

• Donaciones: de donantes individuales, corporativos o institucionales. Esto puede ser en forma de fondos líquidos, préstamos, obras, propiedades u otros activos.
• Recaudación de fondos: los museos realizan esfuerzos de recaudación de fondos, como rifas, crowdsourcing, venta de mercancías y otros.
• Subvenciones y patrocinios: los museos pueden recibir subvenciones de agencias gubernamentales, fundaciones y otras organizaciones para apoyar proyectos, exposiciones o programas específicos. También pueden buscar patrocinios corporativos para exposiciones y eventos.
• Programas y eventos educativos: muchos museos ofrecen programas, talleres y eventos educativos para visitantes de todas las edades. Estos programas pueden generar ingresos a través de tarifas de inscripción y venta de entradas.
• Tarifas de admisión: entradas a exposiciones y eventos.
• Programas de membresía: las suscripciones anuales pueden incluir acceso a espacios del museo, descuentos por reserva anticipada y ofertas exclusivas.
• Tiendas de regalos y cafeterías y alquiler de espacios: para bodas, reuniones corporativas y fiestas.
• Dotaciones e inversiones: algunos museos cuentan con dotaciones o carteras de inversiones que generan ingresos para respaldar sus operaciones. Por lo general, estos fondos se administran para proporcionar una fuente estable de ingresos a largo plazo.

¿Qué es una dotación?

Una dotación es un activo financiero que se dona a la institución con la estipulación de que el monto principal se invierte para generar ingresos, y solo los ingresos (o una parte de ellos) pueden usarse para propósitos específicos.

Las donaciones generalmente se crean para brindar estabilidad financiera a largo plazo y apoyo para la misión o las actividades de una organización.

El capital de una dotación se invierte en una cartera diversificada de activos, como acciones, bonos y bienes raíces, con el objetivo de generar rendimientos a lo largo del tiempo. Los ingresos generados por la donación se pueden utilizar para apoyar diversas actividades, como financiar becas, apoyar la investigación, mantener instalaciones o adquirir nuevas obras de arte para un museo.

¿Cómo adquieren obras los museos?

Una vez financiados, los museos deben esforzarse por adquirir las obras y elementos que van a exponer. La adquisición puede realizarse de muchas formas. Los museos pueden comprar obras directamente, arrendar las obras por un período limitado, recibirlas en donación sin más, entre muchas otras formas.

Estas son algunas de las formas más comunes en que los museos adquieren artículos:

• Donaciones: de personas naturales, jurídicas y fundaciones. Podrán aportar obras o artículos directamente; o proporcionar fondos para que el museo compre piezas.
• Compras: podrán utilizar para este fin fondos de sus
  presupuestos, dotaciones o fondos específicos de adquisiciones.
• Subvenciones: de agencias gubernamentales, fundaciones y otras organizaciones para adquirir obras de arte. Podrán ser designados para adquisiciones específicas; o para fines más amplios como el desarrollo de colecciones.
• Legados: los particulares dejan obras de arte en sus testamentos. Los museos también podrán recibir dotaciones o fondos para adquisiciones mediante legados.
• Intercambios: con otras instituciones o coleccionistas.
• Préstamos a largo plazo: de coleccionistas u otras instituciones.

¿A quién pertenecen los derechos sobre las obras y las colecciones?

Cuando los museos adquieren obras para agregarlas a sus colecciones, generalmente adquieren ciertos derechos relacionados con la propiedad y el uso de la obra de arte. Estos derechos pueden variar según los términos del acuerdo y las leyes o regulaciones aplicables. Algunos derechos comunes que adquieren los museos al comprar obras de arte incluyen:

• Propiedad: El museo adquiere la propiedad total de la obra de arte, incluido el objeto físico y cualquier derecho asociado, como derechos de autor y derechos de reproducción.
• Exhibición y exhibición: El museo tiene derecho a exhibir la obra de arte en sus galerías y espacios de exhibición, sujeto a las restricciones especificadas en el acuerdo de compra o por el artista o titular de los derechos de autor.
• Reproducción: El museo puede tener derecho a reproducir imágenes de la obra de arte con fines educativos, promocionales y de archivo, sujeto a las restricciones especificadas en el acuerdo de compra o por el artista o titular de los derechos de autor.
• Préstamo e intercambio: el museo puede tener derecho a prestar o intercambiar la obra de arte con otras instituciones, sujeto a las restricciones especificadas en el acuerdo de compra o por el artista o titular de los derechos de autor.
• Conservación y Preservación: El museo es responsable de la conservación y preservación de la obra de arte para garantizar su supervivencia e integridad a largo plazo.
• Retiro: En algunos casos, el museo puede reservarse el derecho de retirar (eliminar) la obra de arte de su colección, sujeto a pautas éticas y requisitos legales.

¿Quién dirige un museo?

Aunque la jerarquía de gobierno de un museo depende de la estructura de propiedad, generalmente el museo estará dirigido por una combinación de las siguientes personas y entidades:

• Junta de Directores: supervisan la gobernanza, las políticas y la planificación estratégica a largo plazo del museo. Nombran al director del museo. Proporciona supervisión en asuntos financieros y operativos.
• Director del Museo: gestión y administración general del museo; operaciones, finanzas, programación y personal. Reportar al patronato o directores.
• Equipo de Manejo: curatorial, educación, desarrollo, marketing y finanzas. Informan al director del museo y ayudan a supervisar las operaciones diarias del museo.
• Curadores y educadores: responsables de gestionar las colecciones del museo y desarrollar programas educativos.
• Personal de Colecciones y Conservación: responsable del cuidado, preservación y documentación de las colecciones del museo.
• Servicios para visitantes y personal de primera línea: representantes de venta de entradas, seguridad y servicio al cliente.

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