Descarga el documento: Manual de Adquisiciones y Requerimientos Contractuales para CBDG-DR (Reglamento 9075)

El pasado 26 de febrero de 2019, el Departamento de la Vivienda (DV) de Puerto Rico adoptó un nuevo reglamento conocido como el Manual de Adquisiciones y Requerimientos Contractuales para CBDG-DR para «asegurar que las adquisiciones se conduzcan de manera tal que promuevan la plena y libre competencia o trato justo a todas las personas o entidades involucradas en todos y cada uno de los procesos de adquisición el DV financiados total o parcialmente con fondos federales».

De igual forma el reglamento busca garantizar que los bienes, servicios y obras de construcción se adquieran eficientemente, sin demoras injustificadas y al menor costo disponible para el Departamento de la Vivienda, promover la competencia en la contratación, proporcionar salvaguardas para mantener un sistema de adquisiciones de calidad e integridad, entre otros propósitos.

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El manual establece estándares y directrices para la adquisición de suministros, equipo, construcción, ingeniería, arquitectura, consultoría y otros servicios profesionales para los programas CBDG-DR del Departamento de la Vivienda. A continuación algunas de sus disposiciones:

• Según establece el reglamento, cada proceso de adquisición bajo los fondos CBDG-DR debe tener un expediente de adquisición completo con toda la información requerida en el manual, normas y reglamentos federales.
• Se crea el puesto de «Director de Adquisición», quien es responsable de revisar las propuestas, evaluar el cumplimiento de los requisitos y reglamentos, mantener la comunicación para asegurar una ejecución oportuna y analizar documentos contractuales. Este puesto también administrará el equipo de contratación y adquisición y proporciona orientación sobre la administración, conceptos y reglamentos de contratos. Contará con el apoyo de un «Subdirector de Adquisición».
• Todo funcionario del Departamento de la Vivienda deberá utilizar los Formularios del Manual de Adquisiciones para todo procedimiento de adquisición.
• El Departamento de la Vivienda deberá tomar acción afirmativa apropiada para garantizar que las pequeñas empresas, negocios propiedad de minorías, entidades empresariales de mujeres, empresas del tipo sección 3 y las empresas de zonas con excedente de mano de obra tengan suficiente oportunidad para participar en todos los procesos de adquisiciones financiados total o parcialmente con fondos federales.
• Los métodos reconocidos para realizar adquisiciones serán: micro compras, compras pequeñas, licitación sellada, propuestas competitivas, propuestas no competitivas y compras por GSA Schedule. El reglamento establece a su vez, la forma y manera que se realizarán las adquisiciones bajo cada uno de esos métodos.
• Esas adquisiciones a su vez, se adjudicarán por medio de vales de caja chica u ordenes de compra, dependiendo de la cantidad de la adquisición.
• Para iniciar un proceso de adquisición, el Director de Recuperación de Desastres solicitará una certificación de disponibilidad de fondos del Negociado de Finanzas. El Negociado de Finanzas revisará dicha solicitud y si hay fondos asignados en el presupuesto del DV para ese proceso particular de adquisición, el Negociado de Finanzas certificará la disponibilidad de fondos y codificará el proceso de adquisición.
• El Departamento de la Vivienda mantendrá un registro de cada proceso de adquisición, y documentará en detalle el historial importante del mismo. Cada expediente deberá contener: un documento que explique las razones para la selección del método de adquisición utilizado para la selección del tipo de contrato y una explicación de los factores de evaluación y su peso; un documento que explique las razones para la selección o rechazo de un contratista; el fundamento para el precio del contrato; todos los anuncios y sus detalles, incluido el método y el momento de su colocación y su cumplimiento con los requisitos en ley; todas las mociones, alegaciones, preguntas, comentarios, peticiones o requerimientos presentados por cualquier persona o entidad ante DV o el Departamento y la respuesta de DV a tales efectos; todos los memorandos redactados por cualquier funcionario de DV o algún oficial del Departamento.
• En cada proceso de adquisición, el DV utilizará el tipo de contrato que mejor sirva a sus intereses de entre: contrato de precio fijo, contrato de costos reembolsables, contrato de entrega indefinida, contrato de cantidad definida y acuerdos de compra cooperativos. El reglamento establece la forma y duración de los contratos, el cual no debe exceder de un periodo de cinco años incluyendo opciones de renovación o extensión.
• Los contratistas deberá cumplir con una serie de requisitos y serán sometidos a un proceso de elegibilidad. Se adjudicarán contratos u órdenes de compra y solo se firmarán con contratistas que tengan lo siguiente: recursos y capacidad financiera, capacidad para cumplir con la entrega requerida o propuesta o el calendario de ejecución, historial de desempeño y cumplimiento satisfactorios con la política pública u otras agencias estatales o gubernamentales, historial de probada integridad y ética en los negocios, la organización, experiencia, habilidades técnicas y controles contables y operaciones necesarios o la capacidad de obtenerlos, los equipos y facilidades de producción, construcción y técnicos necesarios o la capacidad de obtenerlos, otras cualificaciones bajo la ley y reglamentos aplicables.
• Existirá una División de Cumplimiento y Monitoreo, que tendrá la responsabilidad fundamental de monitorear el desempeño del contratista bajo el contrato y de hacer cumplir los requisitos aplicables de fianza o garantía con la asistencia del área de adquisiciones hasta la finalización del contrato. Si el contratista no ejecutara de acuerdo al contrato, esta división tendrá a su cargo iniciar el proceso de posible rescisión del contrato.
• El reglamento también provee un mecanismo de resolución de disputas en cuestiones relacionadas con un contrato que surja de una orden de compra, que incluye la posibilidad de una reconsideración y revisión judicial.

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